Een gerichte kennisimpuls voor betere samenwerking binnen het bedrijf
In 2023 begeleidde Fortezza een internationale organisatie in de productiesector bij de grootschalige uitrol van Microsoft 365. Alle afdelingen en locaties werden getraind in klassikale sessies om de samenwerking te verbeteren. Maar hoe zorg je ervoor dat die kennis beklijft en dat nieuwe medewerkers dezelfde werkwijze aanhouden? Bij onze klant merkte een medewerker die later instroomde dat collega’s verschillend omgingen met tools als Microsoft Teams en SharePoint. Fortezza werd gevraagd om de medewerkers opnieuw te activeren en te ondersteunen met praktische, laagdrempelige sessies.
Uitdaging
Een nieuwe marketingmedewerker liep tegen een probleem aan: zij had de eerdere trainingen niet meegemaakt en zag dat collega’s uiteenlopende werkwijzen hanteerden in Teams en SharePoint. Dit leidde tot verwarring, inefficiëntie en gemiste functionaliteiten.
“Kunnen jullie ons weer op weg helpen zodat we Microsoft 365 op een uniforme en effectieve manier gebruiken?”
Onze oplossing
Fortezza ontwikkelde twee korte lunchsessies als gerichte kennisimpuls voor grotere groepen medewerkers. Onze aanpak bestond uit:
- Een theateropstelling waarin praktische tips & tricks werden gedeeld, direct toepasbaar in de dagelijkse praktijk — zoals:
- Het plannen van e-mails voor later verzenden.
- Efficiënter zoeken naar bestanden in Teams, SharePoint en Outlook.
- Ruimte voor persoonlijke vragen via 1-op-1-gesprekken na afloop van de sessies.
- Het advies om aanvullende basistrainingen in kleinere groepen aan te bieden voor medewerkers met een grotere ondersteuningsbehoefte.
Resultaat
De sessies zorgden voor:
- Meer bewustwording én enthousiasme onder medewerkers over het gebruik van Microsoft 365.
- Extra verdieping via de reeds beschikbare e-learningomgeving.
- Interne reflectie op hoe kennisverschillen in de toekomst te voorkomen zijn — bijvoorbeeld via betere onboarding of gerichte coaching vanuit HR en het management.
- Inzicht dat minder vertrouwde gebruikers sneller terugvallen op oude werkmethodes, waardoor functionaliteiten onbenut blijven en samenwerking omslachtiger wordt.
- Een eerste stap richting verdere optimalisatie van het dagelijks gebruik van Microsoft 365.
De organisatie koos opnieuw voor Fortezza vanwege onze betrokkenheid bij het beheer van de Microsoft 365-omgeving, onze ervaring met adoptietrajecten en onze pragmatische, mensgerichte aanpak. Dankzij deze samenwerking beschikken medewerkers nu over hernieuwde kennis en concrete handvatten om effectiever samen te werken in de digitale werkomgeving.
