Onderdeel van FORTEZZA Groep

  070 327 7281  sales@fortezza-groep.nl

Vijf redenen om meer

uit Microsoft 365 te halen

Veel organisaties gebruiken Microsoft 365 maar benutten de mogelijkheden niet optimaal. Naast de standaard applicaties worden veel andere applicaties vaak elders aangeschaft, terwijl u ze met Microsoft 365 al in huis hebt. En dat is volgens Edwin de Zeeuw, Directeur Transformatie bij Fortezza Consulting, niet alleen zonde van het geld, maar vaak ook minder veilig, onhandig qua gebruik en beheer en ook minder duurzaam. Zijn advies voor organisaties die willen digitaliseren? “Kijk eerst eens naar uw eigen gereedschapskist!”

Microsoft 365 – voorheen Office 365

Begon ooit als een bundel van Office, Windows en Enterprise Mobility & Security, maar daar zijn de afgelopen jaren tientallen applicaties aan toegevoegd. “De meesten kennen het vooral van Word, Excel, PowerPoint en Outlook. En door de pandemie heeft Teams voor video-vergaderen noodgedwongen een razendsnelle opmars gemaakt. Maar Microsoft 365 is inmiddels zo veel meer. Denk maar aan OneDrive, SharePoint, Power Apps, Power BI en nog tientallen andere applicaties”, vertelt Edwin.

Volgens hem heeft Microsoft 365 heel veel meer te bieden en geeft het een uitgelezen kans om te digitaliseren, innoveren en de productiviteit binnen organisaties, afdelingen en teams te verhogen. Toch wordt er voor die doelen vaak buiten de deur gekeken in plaats van in de al aanwezige gereedschapskist, weet de Directeur Transformatie bij Fortezza Consulting. “Een gemiste kans, want Microsoft 365 blijft uitdijen met applicaties van Microsoft zelf en ook derde partijen bieden steeds vaker apps die integreren met en gebruik maken van het Microsoft 365-platform. Daarnaast blijft de leverancier de software ontwikkelen en voegt het steeds weer nieuwe functionaliteiten toe.”

Meer waar voor je geld is de belangrijkste reden waarom de prijs voor Microsoft 365 in maart van dit jaar voor de zakelijke markt is verhoogd. Het is overigens de eerste prijsverhoging in tien jaar tijd. Edwin: “Je krijgt waar voor je geld als je Microsoft 365 inzet waarvoor het is bedoeld: het digitaliseringsplatform van je organisatie.”

Schaduw-IT en datalekken

Microsoft 365 heeft zonder dat organisaties dat vaak weten al een prima alternatief voor (soms kostbare) externe applicaties. Zo heeft Microsoft 365 Stream, terwijl veel organisaties geneigd zijn om te kiezen voor de externe applicatie Vimeo. Een goed alternatief voor Trello is Teams in combinatie met de Planner en Project Apps, en naast Google Forms bestaat er ook Microsoft Forms, om maar wat voorbeelden te noemen. “Vaak googlen en downloaden medewerkers externe tools als ze ergens tegenaan lopen bij het uitvoeren van hun werkzaamheden in plaats van eerst bij de IT-afdeling aan te kloppen met de vraag welke tools er al in huis zijn. Zo ontstaat er schaduw-IT en vergroot u de kans op een datalek.”

Een recent overzicht van de apps en services die onderdeel zijn van de Microsoft 365-omgeving is hier te vinden. Het gaat inmiddels al om meer dan 45 officiële Microsoft-applicaties. Een deel hiervan zit inbegrepen bij de prijs van het basisabonnement, maar er zijn ook apps waarvoor gebruikers een vast bedrag per gebruiker per maand moeten neerleggen. Zo kunnen projecten worden gemanaged in de app Project en is er Microsoft Viva om uw medewerkers op de hoogte, betrokken en gemotiveerd te houden. Verder zijn er nog geïntegreerde apps van andere leveranciers, zoals bijvoorbeeld Workplacebuddy, een in Teams geïntegreerde Microsoft 365 e-learning-omgeving. Tot slot zijn er externe apps die op een ander cloud-platform worden gehost, maar via een API verbonden zijn met Microsoft 365. Miro – het online whiteboard platform voor samenwerking – is hier een goed voorbeeld van. “Visueel lijkt het alsof je in je vertrouwde 365-omgeving blijft, maar je logt eigenlijk in op een ander cloudplatform”, legt Edwin uit.

Belangrijkste voordelen van één platform

1. Verminder uw kosten

Doordat er niet dubbel betaald wordt voor applicaties die praktisch hetzelfde doen optimaliseer u uw licentiekosten.

2. Verbeter uw veiligheid

De data en uw beheer blijven binnen één omgeving, dus organisaties hoeven geen applicaties te beheren in een andere cloud en hebben één vast aanspreekpunt. Zo ontstaan er geen achterdeurtjes en houd u alles in eigen huis. Afspraken vallen onder de huidige SLA wat voordelen oplevert voor de continuïteit en beschikbaarheid.

3. Vergroot het gebruiksgemak

Mensen zijn vaak al vertrouwd met de applicaties van MS365 en maken zich nieuwe applicaties zo sneller eigen dan applicaties van derden. Bovendien hoeven ze niet steeds opnieuw in te loggen (er is sprake van single sign-on) en zijn uw apps en data beter geïntegreerd.

4. De apps van MS 365

Deze kunt u snel en eenvoudig aan laten sluiten op de processen binnen uw eigen organisatie, zeker als u gebruik maakt van een configuratiepartner waar u al vaker mee hebt gewerkt.

5. Vergroot de duurzaamheid

Doordat u apps ‘hergebruikt’ en niet meer dubbel aanschaft, maakt u een groene keuze. U verhoogt u efficiency, verbruikt minder servercapaciteit en smijt geen geld over de balk.

Belangrijke valkuil

Een belangrijke valkuil bij de implementatie van Microsoft 365 is het klakkeloos in de organisatie gooien van de “legodoos”. Veel organisaties gaan technisch over op Microsoft 365 en vergeten beleid uit te stippelen of het systeem goed in te richten. Ook is er vaak te weinig oog voor de gebruikersadoptie. Veel van de voordelen worden om die reden volgens Edwin niet behaald en de security kan zelfs minder goed worden. En daar komt de toegevoegde waarde van Fortezza om de hoek kijken. Edwin: “Wij weten hoe je meer uit de apps en services van Microsoft 365 kunt halen en hoe je met behulp van automatisering efficiencyslagen kunt maken. Wij adviseren organisaties bij het opstellen van een optimaliseringsflow, maken procesanalyses en helpen bij het inrichten en configureren van de apps. En als er echt veel ontwikkelwerk bij komt kijken, kunnen we snel schakelen met de andere onderdelen van Fortezza, zoals Fortezza Software of Fortezza Data. Verder kunnen we een bijdrage leveren om de adoptie te vergroten en – indien gewenst – kunnen we ook het beheer van de MS365-omgeving verzorgen.”

Zijn team is op dit moment bezig om de Bookings-app van Microsoft te configureren voor een klant om flexplekken en vergaderruimtes te kunnen reserveren in het kantoorpand in Parijs. “Straks kan iedereen daar makkelijk via Outlook op zijn mobiel of laptop een flexplek boeken. Dit kunnen we ook uitbreiden naar andere kantoren.” Hij benadrukt dat de business case snel gemaakt is. “Die paar uur configureren is uiteindelijk veel goedkoper dan de licenties voor de externe app die ze eerst op het oog hadden.”

Edwin ziet MS365 als de legodoos voor organisaties om te kunnen digitaliseren. “Wij kennen de handleiding en snappen die lego. Organisatie hebben vaak nog een blinde vlek op dit vlak. Wij laten ze zien wat er al in huis is en hoe ze dit zo kunnen integreren in hun omgeving dat zij er alles uit kunnen halen. Vaak is er meer mogelijk dan je denkt.”

Volgens hem heeft Microsoft 365 heel veel meer te bieden en geeft het een uitgelezen kans om te digitaliseren, innoveren en de productiviteit binnen organisaties, afdelingen en teams te verhogen. Toch wordt er voor die doelen vaak buiten de deur gekeken in plaats van in de al aanwezige gereedschapskist, weet de Directeur Transformatie bij Fortezza Consulting. “Een gemiste kans, want Microsoft 365 blijft uitdijen met applicaties van Microsoft zelf en ook derde partijen bieden steeds vaker apps die integreren met en gebruik maken van het Microsoft 365-platform. Daarnaast blijft de leverancier de software ontwikkelen en voegt het steeds weer nieuwe functionaliteiten toe.”

Meer waar voor je geld is de belangrijkste reden waarom de prijs voor Microsoft 365 in maart van dit jaar voor de zakelijke markt is verhoogd. Het is overigens de eerste prijsverhoging in tien jaar tijd. Edwin: “Je krijgt waar voor je geld als je Microsoft 365 inzet waarvoor het is bedoeld: het digitaliseringsplatform van uw organisatie.”